Checklista: Har du rätt roller på plats i projektet?

 

Ett projekt är aldrig starkare än sina medarbetare. Även om alla projekt ser olika ut så finns det en viktig gemensam sak som avgör om man lyckas; vi behöver rätt personer på rätt plats och alla måste veta vad de ska göra. Det kan låta självklart, men i de projekt vi på Academic House möter är det ofta här det brister. Otydliga roller, ansvar och befogenheter är en återkommande orsak till att projekt halkar efter eller hamnar fel.

 

 

I ett projekt kommer människor ofta in med olika bakgrund, olika expertkunskaper och ibland även olika syn på vad projektet går ut på. Därför är det viktigt att tidigt klargöra:

• Vem gör vad?
• Vem bestämmer vad?
• Vem ska tillfrågas eller informeras när något förändras?

När rollerna är tydliga och alla som är inblandade vet vad som förväntas så blir det lättare att fatta beslut, följa upp arbetet och hålla projektet på rätt spår.

 

 

 

Projektets tillfälliga organisation

Ett projekt är till sin natur tillfälligt och det gäller även projektets organisation. Det innebär att en del personer kan få roller som de inte har i vanliga fall. Någon blir plötsligt projektledare, andra kanske får ta beslut som de normalt inte ansvarar för. Därför är det extra viktigt att i projektets initierande och planerande fas skapa en gemensam förståelse för vem som gör vad i just det här projektet.

 

 

 

Projektets roller

Ett projekt kan naturligtvis ha många olika roller och människor inblandade. Några av de vanligaste rollerna och ansvarsområden som är viktiga att definiera och förankra innan projektet startas är:

 

Beställare

Beställaren, eller Projektägaren eller Projektets sponsor som rollen ofta också benämns som, ansvarar för projektets övergripande mål, godkänner projektet och säkrar resurser. Beställaren har ofta sista ordet i strategiska beslut som rör projektet.

 

Styrgrupp

Fungerar som projektets styrelse. Styrgruppen tar strategiska beslut, följer upp status och stöttar projektledaren. Det är viktigt att här ha personer som kan fatta beslut, har tid och intresse och även har mandat att påverka.

 

Projektledare

Projektledaren ansvarar för planering, genomförande och uppföljning av projektet. Leder projektgruppen, kommunicerar med styrgruppen och håller ihop helheten.

 

Projektgrupp och projektmedlemmar

Projektgruppen består av de personer som gör jobbet och ser till att projektet når målen. Varje projektmedlem ansvarar för att leverera sin del av projektet enligt plan. I den här rollen behövs därför både expertis och samarbetsförmåga.

 

Referensgrupp

Referensgruppen består ofta av användare, experter, kunder eller andra intressenter som kan ge input, testa lösningar och bidra med värdefulla perspektiv till projektet.

 

 

 

Checklista: Har du rätt roller på plats i projektet – och hur gör du?

Projektets roller kan kanske kännas som en självklarhet men är det sällan. Att vara noggrann med projektets organisation är också något som är lätt att glömma eller skjuta på men som kan spara både tid och energi längre fram. Ett tips är därför att börja varje projekt med en enkel genomgång av rollerna. Ta t ex fram en visuell projektorganisation där ni skissar upp rollerna och där det är tydligt vem som gör vad.

Använd gärna denna checklista för att säkerställa att ni har allt på plats. Återkom också till den under projektets gång, projektet förändras ju ofta under vägen. Utgå från rollerna ovan och säkerställ att alla vet vad som förväntas och hur ni tillsammans når era mål.

 

1. Har ni utsett en tydlig projektledare? Beskriv projektledarens ansvar skriftligt och förankra det både hos styrgruppen och projektgruppen. Säkerställ att projektledaren har tid avsatt och mandat att fatta nödvändiga beslut i vardagen.

 

2. Finns en aktiv beställare som stöttar och fattar beslut? Boka in regelbundna avstämningar mellan projektledare och beställare. Tydliggör vilken typ av beslut beställaren förväntas fatta och hur snabbt det bör ske. Klargör också vilket stöd projektet behöver från beställaren.

 

3. Är styrgruppen sammansatt av personer som har tid, intresse och rätt mandat? Kontrollera att styrgruppens medlemmar verkligen kan påverka resurser, budget och beslut. Se också till att varje styrgruppsmedlem har tid för projektet i sin egen kalender och har ett intresse i projektets resultat. Kom överens om hur ofta styrgruppen ska träffas och vad som ska rapporteras.

 

4. Vet alla i projektgruppen vad som förväntas av dem? Gå igenom roller och uppgifter i projektgruppen på ett uppstartsmöte. Skriv gärna ner vem som ansvarar för vad och skicka ut efter mötet. Stäm av regelbundet så att inga oklarheter uppstår.

 

5. Har ni tydliggjort ansvar och befogenheter för alla roller? Lista vilka beslut varje roll får ta på egen hand och vilka som behöver förankras högre upp. Gör det enkelt att hitta, t ex i projektplanen eller i ett rollkort.

 

6. Finns en referensgrupp som kan bidra med insikter eller användarperspektiv? Identifiera vilka som berörs av resultatet och som kan bidra. Bjud in dem tidigt. Klargör när och hur de ska ge input. Lägg in referensgruppens aktiviteter i tidplanen.

 

7. Har ni dokumenterat rollerna och kommunicerat dem till hela teamet? Samla alla roller, ansvar och beslutsvägar i ett dokument – gärna med en enkel organisationsbild. Dela dokumentet med alla, gå igenom det tillsammans och uppdatera vid behov.

 

 

 

I dessa kurser får du fler verktyg, struktur och praktisk träning för dina projekt:

	Praktisk projektledning	Läs mer
	Fortsättning för projektledare	Läs mer
	Projektprogrammet	Läs mer
	Projektledning 1+2	Läs mer
	Ledarskap för projektledare	Läs mer

 

 

 

Är ni flera personer som är intresserade av en utbildning. Ta del av våra kurspaket som ger förmånliga rabatter.

 

 

Utveckla ditt och din organisations resultat. Vi anpassar alla uppdrag efter målsättningarna.