Så får du med dina medarbetare i förändringen – 5 tips som gör skillnad

Att förändring är en del av vår vardag är knappast en nyhet. Digitalisering, nya kundönskemål, omorganiseringar och ökade hållbarhetskrav är bara några exempel på förväntningar som gör att verksamheter ständigt behöver anpassa sig. Men det kan vara lättare sagt än gjort. Enligt Global Workforce Hopes and Fears Survey 2024* upplever över hälften av tillfrågade medarbetare att förändringstakten är för hög. För att lyckas så behöver vi som chefer och projektledare därför förbereda och få med våra medarbetare och team i förändringen.

Att lyckas med ett förändringsarbete eller förändringsprojekt handlar i grunden om en enkel sanning: Förändring sker i människors beteenden och upplevelser, inte i organisationsschemat. När våra medarbetare förstår, är engagerade och känner sig delaktiga i riktningen så ökar både effektivitet och arbetsglädje. Men ett vanligt misstag som chefer och projektledare gör är att låta förändringen "hända av sig själv". Man presenterar kanske en ny strategi, håller ett möte eller rullar ut ett nytt IT-system. Men det är först när alla börjar arbeta efter den nya strategin eller använda det nya IT-systemet på avsett sätt som förändringen lyckas. Dvs när människor börjar agera annorlunda i sin vardag.

Att få med medarbetare och team i förändring handlar om mycket mer än att informera, det handlar om att leda en beteendeförändring. Som chef eller projektledare är det lätt att glömma att nya arbetssätt, roller eller strukturer ofta utmanar trygghet. Psykologiskt sett är vi människor programmerade att värna om stabilitet och vanor eftersom det sparar energi. När något förändras på jobbet så kan det därför leda till både öppet och tyst motstånd. En medarbetare kanske säger ja till förändringen men håller ändå fast vid gamla beteenden.

För att få med dig dina medarbetare och ditt team på förändringsresan så behöver du därför använda en både logisk och emotionell ledarstil. Här är fem konkreta tips på saker du kan göra i förberedelsefasen, den ofta avgörande del av förändringsarbetet.

1. Dela en tydlig och inspirerande förändringsvision
   Ett inledande och viktigt steg för att få med teamet i förändring är att förmedla en riktning som är både logisk och inspirerande. En förändringsvision hjälper människor att förstå sammanhanget, inte bara vad som ska göras, utan varför. Låt visionen svara på frågor som:

   • Varför gör vi det här?

   • Vad vill vi uppnå?

   • Vilket värde skapar förändringen? För våra uppdragsgivare, kunder eller samhället?

   • Hur kommer det påverka oss som team?

   • Vad vinner jag som individ på att förändringen lyckas?

   Koppla visionen till konkreta vinster. En välformulerad förändringsvision gör det lättare för dina medarbetare att hitta motivation, känna mening och förstå vad som förväntas av dem.

 

 

2. Kommunicera – ofta och på flera sätt
   En effektiv kommunikation är avgörande för att få med dina medarbetare i er förändring. Människor behöver tid, repetition och variation för att ta till sig ny information och du behöver därför ha en kontinuerlig och öppen kommunikation. Som chef eller projektledare är det lätt att glömma att du själv troligtvis har haft mycket mer tid att bearbeta informationen än resten av organisationen. Därför vinner du på att kommunicera på olika sätt, exempelvis via:

   • Individuella samtal

   • Grupp- eller teammöten

   • Skriftliga uppdateringar på intranät och i mail

   • Öppna Q&A-sessioner

   Det viktiga är inte att vara perfekt. Det är att vara närvarande, öppen och tillgänglig. Genom att visa att du lyssnar och är transparent bygger du ett klimat där förändringen känns begriplig, gemensam och hanterbar.

 

 

3. Skapa utrymme för dialog och delaktighet
   Kommunikation är en tvåvägsprocess. Skapa därför forum där ditt team och dina medarbetare får uttrycka sina tankar, ställa frågor och ventilera sina farhågor. T ex i AMA-format (Ask Me Anything). Det kan handla om workshops, reflektionsövningar, informella diskussioner eller digitala dialogplattformar. När människor får vara delaktiga minskar ofta motståndet i takt med att man känner sig sedd, hörd och involverad. Det ökar inte bara förståelsen för förändringen, det ökar också engagemanget och ansvarstagandet för resultatet. Dessutom är dina medarbetare de bästa experterna på sin egen vardag. De kan se risker, möjligheter och lösningar som du som chef eller projektledare inte alltid ser.

 

 

4. Identifiera kompetensbehov och ge rätt stöd
   Förändring kräver ofta nya färdigheter. Det kan handla om att lära sig ett nytt system, ett nytt arbetssätt eller att utveckla sin roll i ett förändrat sammanhang. En nyckel för att få med medarbetare i förändring är därför att tidigt identifiera vilka resurser och vilket stöd som krävs för att lyckas. Ställ frågor som:

   • Vilka nya verktyg eller metoder behöver vi lära oss?

   • Vilka arbetssätt behöver förankras?

   • Finns det behov av utbildning eller coachning?

   Det kan handla om utbildningar i förändringsledning, projektledning, kommunikation, tekniska system eller personlig effektivitet och självledarskap. Även stöd i form av tid för reflektion, feedback eller stresshantering kan vara avgörande. Genom att investera i människors utveckling visar du inte bara att du tror på förändringen, du visar att du tror på dina medarbetare. Det skapar en kultur där lärande ses som en del av resan och där alla inblandade får rätt förutsättningar att lyckas.

 

 

5. Utse förändringsambassadörer
   Förändringsarbete är inte en soloprestation. Det fungerar bäst när det finns flera röster som driver på i samma riktning. Genom att identifiera förändringsambassadörer kan du på ett lättare sätt skapa drivkraft och motivation i vardagen. Förändringsambassadörer är personer i teamet som är positiva till förändringen, har förtroende bland kollegorna och kan agera som inspiratörer i det dagliga arbetet.

   De visar i handling att förändringen är möjlig, att den fungerar, att den är önskvärd och kanske till och med någonting att vara stolt över. Ambassadörerna hjälper till att få med sig andra kollegor på tåget och kan också fånga upp signaler, bidra med feedback och vara en brygga mellan ledning och team. Det hela handlar om att bygga en stark förändringsallians. Ett samarbete där ni tillsammans håller kvar i riktning och energi även när vardagen är utmanande.

Att leda förändring är att leda människor. Det kräver närvaro, mod, uthållighet och förståelse för människors behov. Kom ihåg att de flesta människor inte är emot förändring i sig. Men de är ofta emot att inte förstå vad som händer, varför det händer och vad det betyder för dem.

Skapa rätt förutsättningar för förändring i kurserna:

	Förändringsledning	Läs mer
	Praktisk Projektledning	Läs mer
	Ledarskap - Ny som chef	Läs mer
	Ledarskap för projektledare	Läs mer
	Kommunikativt ledarskap	Läs mer
	Personlig effektivitet	Läs mer
	Projektprogrammet	Läs mer
	Chef- och Ledarprogrammet	Läs mer

Är ni flera personer. Ta del av våra kurspaket som ger förmånliga rabatter.

Utveckla ditt och din organisations resultat. Vi anpassar alla uppdrag efter målsättningarna.